La planification d’un festival nécessite beaucoup de travail, la définition de vos objectifs, à la sécurité d’une main-d’œuvre en passant par la réalisation de tout cela. En particulier, cette année nécessite encore plus de planification et de préparation pour s’assurer que tout le monde vit une expérience incroyable et sûre à votre festival ou votre spectacle en plein air.
Pour vous permettre d’organiser adéquatement votre événement particulier et tout le travail acharné qu’implique la planification d’un festival, nous vous présentons un guide de planification, étape par étape, qui devrait vous servir comme point de départ pour commencer à planifier votre prochain festival ou spectacle à l’extérieur.
Lorsque vous commencez à planifier un festival, vous devez rester informé de ce que les responsables locaux de la santé publique exigent pour les protocoles de santé et de sécurité concernant la Covid-19. Créez une ligne de communication ouverte avec tous les responsables de la santé concernés lorsque vous planifiez votre événement et envisagez d’aller au-delà des exigences minimales en matière de santé pour assurer la sécurité de votre personnel, de vos bénévoles, des participants et du grand public.
Étape 1. Créez des objectifs concrets pour votre festival
Avant de commencer à planifier un festival, il est essentiel de définir des objectifs concrets sur ce que le succès signifie pour votre festival. Ces objectifs doivent servir de boussole et ainsi vous indiquer les actions à entreprendre dans votre processus de planification pour assurer le succès. Vos objectifs doivent inclure à la fois des objectifs généraux et des objectifs clés mesurables.
Voici une liste d’exemples d’objectifs pour vous guider dans votre processus d’élaboration d’objectifs :
- Réservez 5 têtes d’affiche qui figurent dans le top 20 des charts
- Devenez le premier événement estival de la région
- Offrir l’expérience de festival la plus durable possible
- Mettre en œuvre des exigences supérieures en matière de santé et de sécurité
- Augmenter l’engagement sur les réseaux sociaux et la couverture médiatique
Une fois que vous avez sélectionné vos objectifs généraux, passez à la définition d’objectifs spécifiques et mesurables. Voici des exemples :
- Augmenter les ventes de billets de 20 % par rapport à l’année dernière
- Atteindre 70 % de participants fidèles des années précédentes
- Augmenter les ventes d’aliments et de boissons de 35 %
- Augmenter le nombre de représentations de 20 %
Quels que soient les objectifs de votre festival, il est important de les documenter avant de commencer votre processus de planification pour vous assurer que tous les membres de l’équipe de planification ont une idée claire de ce qu’ils essaient de réaliser cette année.
Étape 2. Déterminez le budget de votre festival
Maintenant que vous avez une compréhension claire de vos objectifs de festival, il est temps de commencer à allouer un budget pour réaliser tous ces objectifs. Il y a beaucoup de parties mobiles d’un festival qui doivent être prises en compte et budgétisées dans la planification de votre festival.
Voici une liste des postes budgétaires courants que vous devez considérer lorsque vous planifiez votre budget :
- Coût de location du lieu ou de l’emplacement
- Coût du talent ou du divertissement
- Restauration et coûts logiques associés
- Coûts des installations sanitaires
- Gestion du personnel et des bénévoles
- Mesures d’hygiène et de sécurité (nettoyage, gestes barrières, procédures COVID-19 supplémentaires exigées par les autorités sanitaires)
- Location d’équipement
- Permis de sécurité et des autorités locales
Il y a tellement de choses qui entrent dans la planification et l’exécution d’un festival, et tout doit être représenté dans votre budget. Comme toute autre chose, il sera nécessaire de prioriser vos dépenses budgétaires en fonction de vos objectifs et des impératifs logistiques du bon déroulement de votre festival.
Étape 3. Sécurisez un lieu pour votre festival
Maintenant que vous avez déterminé votre budget, il est temps de sortir et de sécuriser l’emplacement ou le lieu de votre festival.
Un endroit ou un lieu de festival peut vraiment déterminer comment le festival est perçu par les participants et les artistes, il est donc essentiel que vous choisissiez un lieu accessible à votre cible démographique et qui correspond à l’expérience que vous essayez d’offrir.
Trouver l’emplacement idéal pour votre événement festival n’est pas facile. Afin de vous assurer que votre événement est accessible à vos participants et artistes cibles, tenez compte des éléments suivants :
- Le site est-il accessible en transport en commun et offre-t-il un grand stationnement ?
- Votre lieu peut-il s’adapter à vos nombres de participants actuels ?
- A-t-il également la capacité de faire évoluer votre événement d’une année à l’autre ?
- Dispose-t-il de l’infrastructure requise, telle qu’une capacité haute tension ?
- Serez-vous en mesure de faire venir tous les fournisseurs et équipements requis sur le site ?
- Comment serez-vous protégé de la température ?
Une fois que vous avez trouvé le lieu idéal, vous devez fixer une date, signer un contrat, respecter le budget et effectuer les paiements. N’oubliez pas que vous devez également obtenir les licences et permis nécessaires pour organiser le festival (pensez au zonage et au stationnement).
Étape 4. Réservez la programmation et les fournisseurs de votre festival
Il est maintenant temps de planifier la programmation et les fournisseurs si importants. Ces décisions détermineront le type d’expérience que vos participants auront à votre festival en plein air, il est donc crucial de bien faire les choses.
Avant même de commencer à passer des appels, vous devez déterminer les données démographiques de vos participants clés et ce qui les motiverait à assister à votre événement. Réserver un artiste hip-hop à un festival de musique country peut être une perte de temps et d’argent, alors assurez-vous de bien comprendre pour qui vous prévoyez.
Voici une liste rapide pour vous aider à démarrer votre réservation :
- Créez une liste d’artistes et de fournisseurs de divertissement souhaités
- Commencez à réserver des artistes et des divertissements
- Construisez un programme de festival et comblez les lacunes avec de nouvelles attractions et divertissements innovants
- Envoyez aux artistes et aux fournisseurs de divertissement le programme du festival et apportez les modifications nécessaires
Étape 5. Élaborez votre plan marketing pour votre festival
Une fois que vous avez réservé votre principal divertissement et lieu, il est temps de travailler à la commercialisation de votre festival auprès de votre public cible.
Il est important de vous assurer d’avoir une proposition de vente unique dans tous vos messages marketing. Fondamentalement, vous devez vous assurer d’avoir un crochet marketing qui vous permet de vous démarquer de vos concurrents et d’inspirer les gens à agir de la bonne manière afin qu’ils ne manquent rien.
Une fois que vous avez défini ce message de base, vous pouvez commencer à planifier votre stratégie de marketing. En 2021, il y a tellement de canaux de marketing parmi lesquels choisir et c’est à vous de déterminer quels sont les meilleurs canaux pour atteindre votre cible démographique.
Voici quelques canaux à envisager pour la commercialisation de votre festival :
Publicités au paiement par clic (PPC) : Les données sont reines et vous pouvez désormais vraiment cibler la publicité PPC pour atteindre le public que vous souhaitez. Ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier et assurez-vous d’utiliser quelques canaux PPC comme les médias sociaux et Google. Cela vous permet de faire des tests pour déterminer quelle chaîne est la meilleure pour votre festival.
Campagnes sur les réseaux sociaux : Créez des hashtags et proposez des concours de billets et des cadeaux lorsque les utilisateurs partagent votre contenu. Il s’agit d’un coût faible et d’une récompense élevée lorsqu’il est exécuté efficacement.
Parrainages et cadeaux aux influenceurs : Cette tactique de marketing peut faire beaucoup de bruit, mais si vous sélectionnez des influenceurs qui ont votre public cible comme suiveurs, un seul message peut générer beaucoup de ventes de billets.
Médias locaux : Contactez la presse locale, les stations de radio et les organisations locales, et étendez votre cadeau et votre promotion payante à ces chaînes. Ceux qui sont locaux seront plus susceptibles d’acheter des billets pour votre festival.
Email marketing : C’est peut-être un peu démodé, mais ça marche. Contactez vos connaissances existantes des années précédentes et offrez-leur des offres exclusives de billets et des cadeaux pour les enthousiasmer pour votre événement.
Une fois que vous avez planifié votre stratégie marketing, il est temps de déterminer la durée et les dates de lancement de votre campagne. Cependant, vous choisissez de commercialiser votre festival, assurez-vous qu’il correspond aux objectifs de votre événement.
Étape 6. Coordonnez les bénévoles et le personnel sur place pour votre festival
Aucun événement ne peut avoir lieu sans une équipe d’employés et de bénévoles dévoués. Il est absolument crucial pour le succès de tout festival en plein air qu’ils puissent gérer leur événement correctement et pour de nombreux événements, ce qui signifie utiliser des bénévoles pour faire le travail.
Pour recruter des bénévoles pour votre événement, vous devez créer une stratégie de gestion des bénévoles et afin de créer et d’exécuter de manière efficace et efficiente une stratégie de gestion des bénévoles événementielle réussie, envisagez d’investir dans une solution de gestion des bénévoles conçue pour les événements.
Voici quelques éléments essentiels d’une stratégie réussie de gestion des bénévoles :
- Déterminez vos besoins en personnel : Quelles tâches spécifiques doivent être accomplies pour préparer votre festival à réussir ? De combien de bénévoles avez-vous besoin pour accomplir ces tâches ?
- Créez des descriptions détaillées des rôles des bénévoles : Définissez les divers rôles ou tâches que les bénévoles devront remplir pour vous assurer que votre festival est bien doté en personnel, propre et sûr.
- Créez votre horaire de bénévolat : Déterminez quand, où et ce que vous avez besoin de bénévoles pour faire avant, pendant et après votre événement. Ensuite, établissez un calendrier de bénévolat avec des quarts de travail et des rôles de bénévole qui doivent être remplis.
- Publiez les opportunités de changement public directement sur la page des bénévoles du site Web de votre événement et faites-en la promotion via vos canaux de marketing : Les bénévoles peuvent consulter et s’inscrire directement pour les quarts de travail qu’ils souhaitent, réduisant ainsi tout travail administratif supplémentaire pour votre équipe.
- Équipez votre bénévole de l’application mobile : Fournissez à votre équipe un accès rapide à leurs horaires personnels, à des cartes d’événements et à un outil de communication direct pour poser des questions et recevoir des mises à jour des coordinateurs du festival.
- Afin de créer et d’exécuter de manière efficace et efficiente une stratégie de gestion des bénévoles événementielle réussie dans la planification de votre festival, envisagez d’investir dans une solution de gestion des bénévoles conçue pour les événements.
Étape 7. Planifiez entièrement le programme de votre festival
Maintenant que votre talent est complet et que votre personnel et vos bénévoles sont sécurisés, il est temps d’examiner le calendrier de l’événement, la logistique et tous les détails qui l’accompagnent.
Connaître le calendrier de votre événement fait partie intégrante de la garantie que vos participants vivent une expérience formidable tout en garantissant que vos vendeurs de nourriture et votre personnel peuvent suivre tout.
Pendant que vous commencez à rédiger votre programme de festival, assurez-vous de considérer comment les gens passeront d’une activité à une représentation et comment s’assurer que les gens peuvent le faire en toute sécurité. La sécurité de l’événement est un élément essentiel lors de l’examen du calendrier et de la logistique de votre événement. Les festivals n’ont pas besoin de surprises en matière de logistique.
Publiez une carte en ligne et de nombreuses cartes imprimées du site autour de votre événement. La carte doit indiquer toutes les aires de stationnement, les toilettes, les aires de restauration et les sorties de secours. Ayez également un plan d’urgence clairement défini, ainsi que des itinéraires d’évacuation, des procédures d’urgence et des instructions de sécurité.
Votre emploi du temps peut également être utilisé dans vos efforts de marketing pour vous assurer de le diffuser sur le site Web de votre événement et sur les réseaux sociaux. Le calendrier de votre événement donnera aux gens un aperçu détaillé de la qualité de votre événement.
Étape 8. Regardez la planification de votre festival porter ses fruits le jour de l’événement
Il n’y a rien de plus gratifiant que de regarder toute cette offre de rémunération pour la planification et la préparation des festivals.
Cependant, il y a toujours des choses de dernière minute qui surviennent avant l’événement et le jour même. Vous devez également essayer de planifier ces problèmes de dernière minute.
Dans le cadre de votre liste de contrôle de planification de festival, voici quelques tâches de dernière minute à prévoir et à planifier :
- Réaffectation de l’équipement : Soyez prêt à déplacer les barrières, l’équipement technologique et même les tentes dans les jours précédant l’événement. Vous devez être prêt à ajuster vos plans de festival aux nouvelles exigences telles que la météo, les problèmes de sécurité changeants et les circonstances inattendues.
- Problèmes d’horaire du personnel et absences : Assurez-vous de surcharger votre équipe et d’avoir un outil qui vous permet de surveiller la présence du personnel et des bénévoles afin que vous puissiez réaffecter les ressources humaines lorsque les gens ne se présentent pas ou si les choses deviennent occupées.
- Assurez-vous que les membres du personnel de sécurité sont informés : Informez votre personnel de sécurité des mesures de sécurité et des éléments à vérifier au point d’enregistrement.
Restez flexible et avec une bonne planification du festival, votre événement devrait se dérouler sans accroc.
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Peu importe les produits de location de mobiliers que vous désirez pour votre évènement particulier, il n’en demeure pas moins, que l’essentiel est d’avoir le plus d’information possible pour prendre une décision libre et éclairée sans vous sentir pressé. Une estimation rapide des coûts de location est également un excellent départ.
