Un grand nombre d’événements s’appuient sur des sponsors pour couvrir leurs coûts et les rendre viables.
Après tout, avoir des relations de parrainage fructueuses peut faire la différence entre simplement atteindre le seuil de rentabilité ou réaliser des bénéfices.
La clé pour attirer des sponsors est de créer une offre intéressante en retour. Plus vous rendez cette récompense attrayante, plus les sponsors sont susceptibles de vouloir travailler avec vous.
Certaines idées qui offrent des opportunités de visibilité et de réseautage aux sponsors potentiels incluent l’image de marque sur des articles promotionnels tels que des sacs ou des stylos publicitaires, la signalisation d’événements physiques, les prises de contrôle sur vos canaux de médias sociaux et la présentation par un conférencier de l’organisation sponsor lors de votre événement.
Vous vous demandez comment trouver des commandites sportifs ? Dans ce guide, vous allez trouver des conseils pour créer un évènement réussi ainsi que de brillantes idées de sponsors sportifs.
Pourquoi les entreprises sponsorisent des événements sportifs ?
Lorsqu’une entreprise parraine un événement sportif, elle recherche généralement l’une des trois choses suivantes :
- Avoir accès à un public spécifique auquel elle n’aurait pas accès autrement
- Plus de valeur marketing et une meilleure sensibilisation de sa marque
- Un moyen d’augmenter sa responsabilité sociétale d’entreprise
Quel que soit le résultat attendu par votre sponsor, le retour sur investissement est au premier plan et c’est quelque chose que les équipes événementielles doivent prendre en compte et être en mesure de démontrer aux sponsors sportifs. De nombreux sponsors ne dépenseront pas d’argent sans être sûrs du retour qu’ils obtiendront.
Le retour sur investissement est souvent difficile à mesurer, mais votre sponsor d’événement recherchera généralement des exemples de la façon dont il peut traduire l’activité de l’événement en ventes supplémentaires, en plus de clients ou en engagement du personnel. Tenez compte des avantages suivants du parrainage d’un événement lors du calcul du retour sur investissement :
Notoriété de la marque
Les événements qui correspondent aux valeurs de votre sponsor peuvent aider à renforcer la stature et la notoriété de leur marque, avec une exposition potentielle à un public au sein de sa population cible. Pour les marques qui cherchent à entretenir une clientèle existante, le parrainage d’un événement peut réaffirmer leurs liens dans l’industrie et encourager la fidélité grâce à une exposition répétée.
Marketing interne
Un autre avantage du parrainage d’événements est le marketing interne visant à impliquer le propre personnel de l’entreprise, en particulier ceux qui peuvent se sentir désengagés après une fusion ou une période de croissance. En parrainant un événement, les entreprises peuvent réaligner leurs valeurs et montrer au personnel le type d’entreprise pour lequel ils travaillent.
Prospection en ligne
De nombreuses entreprises s’appuient désormais sur des méthodes en ligne de prospection, mais le parrainage d’événements constitue une excellente occasion d’interagir avec les gens, qu’il s’agisse d’un rendez-vous en personne ou virtuel. Les sponsors peuvent se voir offrir la possibilité de parler aux participants pendant ou après l’événement et de capturer leurs données, ce qui pourrait les aider à remplir leur base de données pour l’année à venir et à générer de nouveaux prospects et ventes.
Comment créer une lettre de proposition aux sponsors sportifs ?
Avant de commencer à approcher des sponsors sportifs, vous devez créer une proposition écrite.
Bien qu’aucune proposition ne puisse remplacer une bonne conversation à l’ancienne, avoir la bonne introduction ou le bon suivi sous la forme d’une présentation PDF ou PowerPoint peut jouer un rôle central dans votre succès. Dans l’ensemble, votre proposition doit être courte, précise et soutenir votre argumentaire de vente plus large.
Votre proposition doit généralement couvrir trois choses :
- Le premier contact avec vous et votre événement
- En guise de suivi et de rappel des points clés discutés dans votre conversation
- Par votre interlocuteur pour promouvoir le parrainage en interne auprès de ses collègues
Dans les trois cas, il est important que vous incluiez tous les faits les plus marquants concernant votre événement dans la proposition de parrainage, mais rien d’autre.
Comment rechercher des sponsors sportifs potentiels ?
Une fois que votre document de proposition est prêt, il est temps de commencer à chercher des sponsors. Si un sponsor ne vous convient pas, il ne sera pas facile de l’amener à investir dans votre événement.
C’est pourquoi il est crucial de passer du temps à déterminer en quoi consiste votre événement y compris qui est votre public cible et comment votre événement sportif se connectera à eux.
Ensuite, tenez compte des mots-clés, des tranches d’âge et du pouvoir d’achat du type de fournisseurs que vous souhaitez attirer. Trouvez des entreprises dans le créneau de votre événement, qu’il s’agisse de sports extrêmes, de sports amateurs, de sports pour enfants ou tout autre type de personne ou de niveau.
Ensuite, regardez ce que vos entreprises cibles ont parrainé précédemment. Parcourez les magazines d’actualités commerciales et de marketing pour découvrir des extraits d’actualités sur ce que font les entreprises où leur direction marketing les mène et comment elles souhaitent communiquer avec leur public.
Comment approcher les sponsors d’évènement sportif ?
Vous ne savez pas comment approcher les sponsors d’un événement ?
Il existe plusieurs façons de lancer la relation. Si vous avez déjà un ami commun ou si vous avez rencontré la personne dans la vraie vie, l’approcher peut être un peu plus facile. Cependant, si vous partez de zéro comme une introduction à froid, vous pouvez utiliser l’outil le plus ancien et le plus fiable d’Internet : Le courrier électronique.
L’efficacité de l’email dépend souvent de la qualité de votre écriture, car les mots que vous choisissez doivent convaincre quelqu’un que votre email vaut la peine d’être ouvert. Et cela commence par une bon titre ou objet.
Voici sept directives de parrainage d’événements sportifs par courrier électronique à froid à prendre en compte :
1. Donnez aux sponsors une raison d’ouvrir votre email
Lorsque vous commencez à approcher les entreprises, n’oubliez pas que votre objectif n’est pas de vendre du parrainage. Une personne moyenne en marketing reçoit plus de 120 emails par jour. Si votre ligne d’objet en demande trop ou semble nécessiteuse en besoin, elle finira probablement dans la corbeille à déchets.
Au lieu de cela, écrivez un titre ou une ligne d’objet qui donne au sponsor le contexte pour lequel vous les contactez.
Une ligne d’objet qui dit « Je vous ai rencontré à (événement ou endroit) » définit le contexte de votre message et invite à poursuivre la relation. La même stratégie fonctionne également lorsque vous envoyez un email à une référence. Tout ce que vous avez à faire est de dire : « Monsieur ou madame (nom de la référence) m’a recommandé de vous contacter ».
2. Commencez à chaud
Convaincre un sponsor potentiel d’ouvrir votre email n’est qu’un début. Votre prochain défi est de garder leur attention, et si vous devenez trop arrogant, ils se demanderont rapidement pourquoi ils l’ont ouvert en premier lieu. La même chose s’applique si vous n’êtes pas clair sur ce que vous demandez.
3. Évitez de dire « j’espère que vous allez bien »
C’est une ouverture banale que nous connaissons tous trop bien et pour les conversations en personne, c’est socialement obligatoire. Cependant, par email, vous risquez de ne pas paraître sincère.
Il existe de meilleures façons de briser la glace et de se mettre au travail.
Si vous écrivez un email avec un enjeux élevés qui doit obtenir des résultats, cela ne fait jamais de mal de faire vos devoirs. Vous n’avez pas besoin de traquer quelqu’un sur les réseaux sociaux, mais faire un peu de recherche peut faire beaucoup de chemin. Incluez une phrase ou deux à l’ouverture de votre email pour montrer que vous connaissez le travail du destinataire.
Disons que votre prospect a récemment été reconnu comme un leader de l’industrie par une publication très respectée. Une brève note les félicitant pour leurs réalisations démontrera que vous êtes intéressé par leurs objectifs.
4. Mentionnez les connexions
Encore une fois, mentionner une connexion mutuelle ou une référence est un énorme avantage, car les gens sont beaucoup plus réceptifs si vous avez été référé par quelqu’un qu’ils connaissent et respectent.
Mais s’il est important de donner un contexte à votre relation avec le sponsor, n’écrivez pas de roman. Une fois que vous avez brièvement mentionné votre connexion mutuelle, passez à la raison pourquoi vous le contactez.
Voici un exemple : « J’ai récemment déjeuné avec [nom de la référence), qui a partagé certaines de vos idées. J’étais ébloui et je pense que votre approche conviendrait parfaitement à un projet sur lequel je travaille.
5. Demandez leur avis d’expert
N’oubliez pas que le parrainage est censé être gagnant-gagnant. Demander de l’aide à un sponsor potentiel puise dans son ego, car ls gens aiment être considérés comme des experts parce que leurs opinions comptent.
La clé du succès consiste à faire en sorte que votre demande semble sans effort. Donc, de garder à l’esprit que vous n’êtes pas la seule personne à demander leur temps. Si vous leur faites savoir combien de temps prendra votre demande, ils seront plus susceptibles de répondre et de s’engager.
Vous pouvez démontrer à quel point vous respectez leur temps en gardant votre demande concise. La phrase : « Avez-vous 10 minutes pour donner votre avis d’expert » ne compte que neuf mots et exprime parfaitement la demande.
6. Demander la référence ou de se rencontrer
À présent, le sponsor potentiel doit savoir qui vous êtes et ce que vous attendez de lui. La dernière pièce du casse-tête est de leur dire ce que vous voulez qu’ils fassent. Soyez explicite et incluez un appel clair à l’action.
Par exemple : « Pouvez-vous me mettre en contact avec (nom de la référence) ? » ou « Est-ce que vous êtes libre à 15h00 pour un appel téléphonique ? »
Quoi que vous fassiez, évitez d’écrire « Merci à l’avance ».
Si vous remerciez un sponsor à l’avance pour avoir fait quelque chose, cela peut sembler arrogant et donner l’impression que vous vous attendez à ce qu’ils fassent quelque chose sans leur permission.
Il est démontré que l’action demandée avec une expression de gratitude augmente les taux de réponse. Par conséquent, même si vous devez éviter de remercier vos prospects à l’avance, un simple merci est suffisant.
7. Passez à l’étape suivante
Le parrainage est une affaire de relations. Mieux vous pouvez établir des liens avec vos sponsors potentiels et établir la confiance, plus votre événement deviendra précieux.
Comment planifier et organiser efficacement un événement sportif ?
Planifier, gérer et organiser un événement sportif ou un tournoi peut être un concept intimidant, surtout si vous travaillez avec un budget restreint.
Voici donc, 14 idées et considérations auxquelles réfléchir pour vous aider à planifier et à créer un événement sportif amusant et agréable.
1. Organisez-vous
La première chose que vous devez faire est de noter tous les détails de l’événement. A quoi sert l’événement ? De quels éléments pratiques aurez-vous besoin ? De quel type d’espace aurez-vous besoin ? Quel est le budget de l’événement ? Quel est le but de l’événement ?
Avoir tout sur papier vous aidera à considérer toutes les exigences de l’événement dès le début et vous donnera une orientation claire sur la façon de procéder. L’utilisation d’un outil de gestion de projet en ligne pratique peut vous aider à planifier votre événement du début à la fin.
2. Sélectionnez des dates
Choisir la bonne date ou les bonnes dates, est vital. Vous voulez vous assurer qu’ils n’entrent pas en conflit avec d’autres événements locaux dans votre région, et plus important encore, vous avez suffisamment de temps pour rassembler vos ressources pour faire de l’événement sportif un succès. Plus vous vous laissez du temps pour planifier votre événement sportif, plus vous aurez de temps pour le promouvoir et en tirer parti.
3. Choisissez un lieu
Grâce à la planification que vous avez faite, vous devriez avoir une bonne compréhension des cases que votre site doit cocher pour que vous puissiez organiser votre événement sportif. Votre salle doit avoir une capacité suffisante pour vos besoins, doit être sécurisée et doit être pratique pour vos participants. Déterminez si la circulation et le stationnement pourraient être un problème au préalable, surtout si vous avez des participants et des spectateurs qui se déplacent pour assister à votre événement.
Il est également important de vous assurer que vous disposez de toutes les autorisations nécessaires pour organiser un événement.
Vérifiez toujours les services que le lieu peut vous fournir et qui correspondent à votre budget, afin de vous retirer potentiellement une partie de la responsabilité de planification supplémentaire.
Le lieu devient un partenaire événementiel important pour la planification et la réalisation de l’événement sportif, alors prenez votre temps pour choisir celui qui vous convient. Vérifiez que les installations proposées correspondent à vos besoins et aux prix.
Vérifiez ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas, comme le stationnement, l’emplacement des nœuds de transport public, les itinéraires pédestres et la signalisation, l’accès en dehors des heures d’ouverture, le nettoyage, la collecte des ordures et l’utilisation de bases de données marketing internes ou de fournisseurs de billetterie.
Le lieu le moins cher n’est pas toujours le meilleur rapport qualité-prix pour votre événement. N’ayez pas peur de demander que des extras soient inclus, surtout lorsque vous consultez une variété de sites.
Si vous faites votre évènement sportif à l’extérieur, vous aurez besoin de louer des équipements ou de mobiliers pour votre journée.
4. Déterminez le style de l’événement sportif
Il est maintenant temps de décider du type d’événement sportif que vous souhaitez organiser. Sera-ce un match ponctuel, un tournoi, une ligue ? De combien d’individus ou d’équipes aurez-vous besoin ? Allez-vous inclure plusieurs sports ou un seul sport ? Quel sera le format ?
Planifiez une mise en page pour ce à quoi ressemblera votre journée et comment vous pouvez y arriver.
5. Planifiez les fournitures requises
Faites une liste de toutes les fournitures qui seront nécessaires pour votre événement. Cela devrait également inclure l’équipement et les articles – alors pensez à des choses comme des cartes de pointage, des certificats, des affiches, des sifflets, des médailles, des récompenses ou tout ce que vous pouvez penser qui sera nécessaire ce jour-là.
Les fournisseurs sont la clé d’un événement et la clé pour l’organisateur est d’arriver tôt, dans la mesure du possible. les fournisseurs sont souvent ceux qui vous restent et ils peuvent facturer des prix plus élevés.
6. Les assurances
Il vaut toujours la peine de souscrire à une assurance responsabilité civile valide pour votre événement. Cela couvrira les organisateurs d’événements sportifs et vous aidera en payant les dommages, les coûts et les dépenses des demandeurs qui peuvent survenir à la suite de et en relation avec l’événement relatif à des blessures corporelles accidentelles ou des dommages accidentels à un tiers ou à leurs biens.
Si vous ne souscrivez pas à l’assurance appropriée, vous pourriez devoir débourser une somme considérable en cas d’accident !
Assurez-vous toujours de lire attentivement les conditions de l’assurance avant de souscrire pour vous assurer qu’elle couvre vos besoins et assurez-vous que la police est prise en compte dans votre budget.
7. Santé et sécurité
Vous êtes responsable de la santé et de la sécurité des gens et de tous les autres membres du public présents. Assurez-vous de comprendre et de suivre les mesures de santé et de sécurité requises pour protéger toutes les personnes présentes à votre événement sportif.
Assurez-vous de faire vos recherches et de comprendre les mesures que vous pouvez prendre pour assurer la santé et la sécurité de tous les participants à votre événement.
8. Rassembler le personnel bénévole
Rassembler votre personnel est la prochaine étape pour planifier un événement réussi. À présent, vous devez comprendre la portée et la taille de ce que vous espérez réaliser, ce qui vous aidera à déterminer combien de bénévoles ou de membres du personnel pourraient être appropriés.
Si vous planifiez un événement sportif pour une école ou une équipe, pourquoi ne pas demander aux parents de vous aider et de faire du bénévolat ? Si vous avez un budget réservé au personnel, essayez d’aller plus loin dans votre budget en contactant vos amis et offrez-leur un petit don en échange de leur aide. Alternativement, vous pouvez mettre le budget dans des collations et vous assurer de nourrir votre personnel le jour même.
Tout le personnel doit être informé exactement de ce que l’événement espère réaliser, comprendre qu’il doit rester professionnel tout en s’amusant et être en mesure de répondre à toutes les questions le jour de l’événement également.
9. Commencez à vendre des billets
L’utilisation d’une plateforme gratuite de billetterie d’événements en ligne pour créer, promouvoir et vendre des billets de sport est l’un des moyens les plus simples de gérer votre événement sportif.
Avec une variété de fonctionnalités utiles et une équipe d’assistance dédiée, votre événement pourrait être opérationnel en quelques minutes.
10. Faites la promotion de votre événement sportif
Passez à l’étape suivante en faisant activement la publicité de votre évènement sportif. Utilisez les médias sociaux pour sensibiliser et promouvoir votre événement et si vous avez un budget, vous pouvez même faire des publicités payantes pour attirer de nouveaux clients.
Annoncez l’événement par email, envoyez des dépliants aux écoles et aux clubs locaux, ou vous pouvez même faire de la publicité dans un journal local.
11. Officiels de réserve et arbitres
Assurez-vous de réserver les officiels sportifs dont vous aurez besoin pour votre évènement. Si vous voulez un événement légitime, vous avez besoin d’arbitres et d’officiels légitimes.
Contactez les organisations d’arbitres locales au moins quelques mois avant votre événement afin qu’elles puissent envoyer suffisamment d’officiels pour couvrir votre événement.
12. Contactez les participants
Il est maintenant temps de finaliser les équipes ou les participant à votre évènement sportif et de leur envoyer les détails y compris les règles et règlements, l’horaire du jour et la date, l’heure et le lieu précis de l’événement. Vous pouvez rassembler toutes ces informations à partir de votre page de liste d’événements.
Si vous avez des équipes présentes dans une autre région, assurez-vous d’inclure les hébergements à proximité afin que les équipes puissent réserver à l’avance. Les acheteurs de billets d’événement peuvent trouver un hébergement adapté à proximité du lieu.
13. Revoir le plan
Passez en revue tous les détails de votre plan d’événement sportif avec la direction du site, le comité d’organisation et les bénévoles afin que tout le monde comprenne comment la journée se déroulera.
Attribuez toutes les tâches à l’avance et assurez-vous que chacun connaît son rôle et ce que vous attendez d’eux afin que la journée se déroule le mieux possible.
14. Invitez la presse locale
Vous avez travaillé dur pour planifier l’événement, alors pensez à inviter la presse locale pour montrer le succès de ce que vous avez accompli.
Non seulement cela, mais vous obtiendrez une grande traction et pouvez mesurer de manière tangible le succès de votre événement. Vous pouvez peut-être même présenter un dossier pour le prochain événement en fonction du succès de celui-ci. De plus, tous vos sponsors seront heureux de cette publicité.
Si vous suivez attentivement ces considérations, vous comprenez comment planifier et créer un évènement sportif réussi qui coche toutes les cases. Plus vous passez de temps à planifier et à préparer à l’avance, plus la journée se déroulera en douceur et plus tout le monde aura de temps pour en profiter.
Comment remercier les sponsors d’un événement sportif ?
Lorsque les sponsors ont pris le temps et l’engagement financier pour sponsoriser votre événement sportif, vous voulez vous assurer qu’ils se sentent valorisés. Voici quelques-unes des méthodes que vous pouvez utiliser pour remercier vos sponsors :
1. Remerciez-les pendant l’événement sportif
Il est important de donner à vos sponsors la reconnaissance qu’ils méritent tant que le public clé est toujours présent, car après tout c’est ce qu’ils essaient d’atteindre. Prenez quelques instants à la fin de la dernière session ou lors d’une soirée de remise de prix ou de réseautage, pour remercier vos sponsors et les faire se sentir appréciés. C’est le moment idéal pour recueillir des commentaires et aborder également les futures opportunités de partenariat.
2. Envoyez une note de remerciement
Après l’événement, envoyez aux sponsors une note de remerciement, de préférence manuscrite et personnalisée. Cela montre plus d’efforts qu’un email et c’est quelque chose de visible que le sponsor peut garder, aidant à renforcer votre événement dans leur esprit.
3. Écrivez un message sur les réseaux sociaux
Si vous n’avez pas le temps de remercier tous vos sponsors lors de votre événement, un message sur les réseaux sociaux les aidera également à se sentir valorisés et pourrait envoyer plus d’abonnés. Essayez de penser à une manière créative et divertissante, par exemple en utilisant une vidéo, une série d’histoires sur Instagram ou des photos d’eux de l’événement.
4. Repartagez le contenu des sponsors
Aider à promouvoir le contenu de votre sponsor en dehors de l’accord de l’événement aidera à générer de la bonne volonté et à leur montrer que vous envisagez des partenariats à long terme plutôt que des gains à court terme. Il peut s’agir de retweeter le tweet d’un sponsor, de partager à nouveau un article de blog ou d’ajouter ses vidéos à vos chaînes YouTube.
5. Créer une étude de cas
La création d’une étude de cas sur votre site Web concernant le sponsor et son implication dans votre événement l’aidera à bénéficier d’une exposition supplémentaire et vous donnera une raison de rester en contact après l’événement. Cela a l’avantage supplémentaire d’être une garantie que vous pouvez utiliser pour attirer de nouveaux sponsors la prochaine fois.
Pourquoi choisir Amusement Drummond ?
Peu importe les produits de location de mobiliers que vous désirez pour votre évènement particulier, il n’en demeure pas moins, que l’essentiel est d’avoir le plus d’information possible pour prendre une décision libre et éclairée sans vous sentir pressé. Une estimation rapide des coûts de location est également un excellent départ.
