Il existe des centaines d’articles et de blogs en ligne qui vous expliquent à quel point l’organisation d’une fête corporative est difficile et écrasante à faire.
Oui, c’est un gros travail. Oui, il y a beaucoup de choses à penser, mais avec une bonne planification et une liste de contrôle pratique, organiser une fête corporative à l’extérieur dans la région de Drummondville peut aussi être amusante et gratifiante.
Départager le processus de planification de la fête en tâches réalisables vous aide à rester concentré et à accomplir votre but d’organiser une fête corporative géniale, une tâche à la fois.
Quel que soit votre niveau d’expérience, cette liste de contrôle devrait vous donner un cadre de base et la confiance nécessaire pour planifier la journée d’entreprise parfaite à l’extérieur.
Quelles sont les raisons d’organiser une fête corporative ?
Avant d’organiser un événement corporatif, il est essentiel de savoir pourquoi vous le faites.
Alors, oui, il y a sûrement une multitude de bonnes raisons de le faire. L’organisation d’un événement corporatif à l’extérieur présente de nombreux avantages, mais pour en bénéficier, votre événement doit être un succès.
Les raisons d’organiser un événement corporatif sont certes nombreuses, mais les événements d’entreprise réussis ont tous le même point commun, soit de créer de la valeur ajoutée.
Pour cela, les trois raisons suivantes sont certainement les meilleures si vous désirez organiser une fête corporative dehors.
1. Pour développer votre capital humain
Le développement de vos ressources humaines est un excellent atout dans l’organisation d’événements d’entreprise.
Nous ne vous apprendrons rien de nouveau en vous disant que la performance de votre entreprise dépend grandement de l’efficacité de vos équipes. Réunir vos collaborateurs dans le cadre d’une fête corporative à l’extérieur est l’occasion idéale pour souder vos équipes.
Tirez parti des événements d’entreprise pour former vos employés de manière efficace et originale. Bien sûr, il existe de nombreuses façons de développer des compétences techniques et théoriques. Mais seuls les fêtes corporatives permettent de travailler de façon relaxante, d’apporter des compétences collectives et de mettre en pratique la théorie.
Les événements d’entreprise n’ont pas nécessairement lieu à l’intérieur de l’entreprise, ils peuvent être organisés dehors en louant un grand chapiteau ainsi que de louer des tables et des chaises.
2. Pour améliorer la communication interne et développer la culture d’entreprise
Qu’est-ce qui vous différencie de la concurrence ? Lorsque deux entreprises semblent parfaitement similaires (taille, activité, type de management), il y a toujours un élément différenciant, un élément unique.
En développant votre culture d’entreprise, vous améliorez votre différence, fidélisez vos collaborateurs sur le long terme et construisez une image de marque forte et attractive.
Construire des relations n’est pas seulement important au sein des équipes, mais aussi entre les différentes équipes. Grâce aux fêtes corporatives, vous pouvez rassembler les employés de tous les niveaux, services et unités de votre entreprise.
Les fêtes corporatives ont de nombreux avantages. Et bien sûr, l’organisation d’un événement est nécessaire pour toute célébration.
Voici pourquoi vous devriez célébrer les succès, qu’ils soient corporatifs, d’équipe ou individuels :
- Réunir et remotiver les collaborateurs
- Développer une vision commune, partager les ambitions de l’entreprise
- Offrir de la reconnaissance aux employés, récompenser leurs efforts et les fidéliser
3. Pour améliorer la communication externe et créer des opportunités d’affaires
Les fêtes corporatives pour les clients et les partenaires sont souvent ceux dont le retour sur investissement est le plus élevé. Leur impact financier est plus facile à mesurer que l’impact humain des événements professionnels internes.
Les événements corporatifs sont un canal de communication à part entière. Ils vous donnent un avantage qu’aucun autre canal de communication ne peut vous offrir en privilégiant la présence de vos clients, de vos prospects et de vos partenaires. Les interactions avec eux seront d’autant plus marquantes et les retours que vous recueillerez lors de ces événements seront plus qualitatifs que ceux recueillis en ligne ou au téléphone.
Organiser un événement d’entreprise est un moyen de véhiculer des valeurs et une image de prestige. En effet, très souvent, on associe les qualités d’un événement à l’image de l’entreprise qui l’organise. La communication événementielle a alors un impact direct sur votre notoriété et votre image de marque.
Quels sont les événements ou fêtes corporatives ?
Les événements d’entreprise sont classés comme toute occasion sociale ou commerciale organisée et financée par une entreprise.
Ils peuvent englober de nombreux types d’événements différents. Les deux principaux objectifs de l’événement d’entreprise sont soit de promouvoir ou de commercialiser l’entreprise qui l’accueille, soit de favoriser un sentiment de complicité avec ses employés.
Voici des exemples de fêtes corporatives :
- Fêtes d’été
- Fêtes de Noël
- Journées sportives
- Cérémonies de remise de prix
- Salons de présentation
- Expositions
- Événements de consolidation d’équipe
Commencez à planifier votre fête corporative dès que possible ?
La planification d’une fête d’entreprise implique beaucoup d’attente pour les réponses et la confirmation des autres. Commencez donc le processus de planification dès que possible.
- Vous êtes en compétition avec d’autres entreprises pour les meilleurs lieux et divertissements
- Recevez des invitations avant que les employés ne commencent à prendre des engagements
- Donnez-vous plus de temps pour aplanir les détails les plus fins
- Une planification précoce signifie une probabilité moindre que les choses tournent mal
- Moins de stress
1. Faites des listes
Les listes sont les meilleures choses au monde pour planifier une fête d’entreprise. Non seulement elles vous aident à décomposer le processus de planification des fêtes d’entreprise en tâches gérables. Elles vous aident également à garder une trace de tout ce que vous avez déjà accompli et de ce qu’il vous reste à faire.
Rendez votre liste intelligente en vous donnant des délais selon la priorité de chaque tâche :
- Pas urgent mais important
- Urgent mais pas important
- Urgent et important
- Ni urgent ni important
Cette matrice vous aidera à décider de l’ordre dans lequel vous abordez chacune de vos tâches.
2. Créez une équipe événementielle
Si votre entreprise n’a pas encore d’équipe événementielle, c’est le bon moment pour en créer une.
Choisissez des personnes possédant des compétences différentes dans l’ensemble de l’entreprise. Votre équipe peut vous aider pour tout, de l’allocation des budgets à la création d’invitations et même au nettoyage par la suite.
De nombreuses mains font un travail léger et avoir une bonne équipe d’événements peut vous aider à faire avancer les choses beaucoup plus rapidement.
3. Définir le budget de votre fête corporative
Tout en haut de votre liste urgente et importante devrait être l’établissement du budget.
Il est vraiment très important de savoir combien d’argent vous devez dépenser le plus tôt possible. Et cela aura le plus grand impact sur le type de fête d’entreprise que vous organisez.
Si l’argent disponible pour l’événement est négociable, il peut être utile de rappeler aux cordons de la bourse qu’il existe un abattement fiscal pour les divertissements du personnel.
Au moment de décider comment allouer votre budget, passez en revue ce qui est le plus important pour votre entreprise, la culture et les attentes de vos collègues.
4. Définir la date de votre fête corporative
Les salles à Drummondville se remplissent rapidement, surtout pendant la saison des fêtes, voilà l’importance de faire votre fête à l’extérieur.
Un moyen rapide et facile de définir la date consiste à créer quelque chose comme un sondage avec quelques dates initiales parmi lesquelles tout le monde peut choisir. Envoyez un lien vers le sondage afin que vous puissiez avoir une idée de la date préférée et obtenir une indication des chiffres.
N’oubliez pas d’inclure une date de réponse afin de ne pas attendre et assurez-vous de suivre avec un e-mail de sauvegarde de la date une fois que vous avez choisi une date.
5. Décidez du type de fête corporative
Lorsqu’il s’agit de décider quel type de fête vous organisez, voici les principaux éléments à considérer :
- Impact élevé ou faible ?
- Jour, nuit ou les deux ?
- Sur mesure ou forfait ?
- Repas, danse ou les deux ?
- Partagé ou exclusif ?
- Payant ou gratuit ?
6. Comment trouver un lieu pour votre soirée d’entreprise
Prenez rendez-vous pour voir le coordinateur des événements dans les lieux que vous aimez.
Faire le bon choix quand il s’agit d’un lieu est crucial. Peu importe votre degré d’organisation ou les divertissements incroyables que vous avez réservés, si le lieu ne répond pas à certains besoins, l’événement sera submergé.
Voici de bons points de départ à utiliser pour démarrer votre recherche :
- Capacité : Le lieu est-il de la bonne taille pour votre liste d’invités ?
- Emplacement : Est-il accessible, bon pour les taxis et avec un stationnement assez grand ?
- Installation : Le système de sonorisation est-il moderne et fonctionnel ? Vous aurez peut-être besoin d’équipement pour les discours, les présentations et les spectacles.
- Flexibilité : Le lieu s’adapte-t-il à vos désirs et à vos besoins ?
Questions à poser à l’organisateur d’événements :
- Le lieu organise-t-il le nettoyage ?
- Quelle sélection de nourriture pouvez-vous offrir ?
- Quelle sélection de boissons pouvez-vous servir au bar ?
- Quel équipement est inclus dans le prix ?
- Quelles sont les conditions d’annulation ?
- Proposez-vous une alternative à l’intérieur ?
- Le devis comprend-il tout ce dont vous avez besoin ?
7. Choisissez un thème
Organiser une fête corporative à thème ne signifie pas seulement se déguiser.
Le thème donne le ton de votre fête et devrait s’appliquer aux invitations, à la nourriture, à la musique et aux décorations.
Une fois que vous avez choisi, faites une liste de tout ce que vous associeriez au thème choisi et essayez de l’appliquer à votre fête.
Un excellent moyen de maximiser votre budget en matière de décoration est de vous concentrer sur les points importants du lieu tels que l’entrée, le bar et les centres de table.
8. Les repas et les breuvages
Selon le type de lieu que vous avez choisi, vous devrez choisir entre utiliser la restauration sur place, ce qui reviendra beaucoup moins cher, ou faire appel à des traiteurs externes.
Si votre lieu a une bonne réputation pour servir de la bonne nourriture, nous vous recommandons de les utiliser, ce sera le moyen le plus simple et le plus efficace d’aborder la restauration.
Comme votre fête corporative à lieu à l’extérieur, il est important de planifier le confort des gens pour manger avec la location de mobiliers ou autres accessoires utiles.
Lorsque vous choisissez de la nourriture pour votre événement, assurez-vous de penser à :
- S’agit-il d’un menu fixe ou les invités devront-ils choisir à l’avance ?
- Y a-t-il des régimes alimentaires particuliers ?
- Comment voudriez-vous que la nourriture soit servie ?
- Aurez-vous des amuse-gueules et seront-ils disposés ou emportés par le personnel de service ?
- Est-ce un repas assis ou un buffet ?
Lorsqu’il s’agit d’organiser des boissons pour votre fête d’entreprise, la première chose à faire est de décider si vous allez précommander des boissons ou payer ce qui est consommé le jour même.
La précommande vous donne plus de contrôle sur votre budget, mais vous risquez de ne pas commander suffisamment pour tout le monde. Si vous proposez un bar ouvert, assurez-vous que le menu est copieux et contient beaucoup de glucides.
Il existe trois manières principales d’assurer une distribution plus juste des boissons lors de votre soirée d’entreprise :
- Organiser l’onglet boissons en bons à remettre aux invités à l’avance
- Disposer d’un lot de bouteilles par table
- Avoir un personnel d’attente servant des boissons, faisant l’appoint en cas de besoin
9. Animation, divertissement et présentation
Choisissez un divertissement qui convient au thème et au lieu de votre fête. Des centaines d’options s’offrent à vous, des serveurs chanteurs et des tables de casino à la préparation de cocktails et aux cabines photo
En matière de musique, plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez engager un DJ ou un groupe live ou créer une liste de lecture. Quoi que vous décidiez de faire, assurez-vous de communiquer avec le lieu pour vous assurer que vous disposez de tout l’équipement nécessaire.
Si vous avez des discours et des récompenses, assurez-vous qu’ils sont planifiés à l’avance. Les deux sont toujours mieux faits tôt le soir pour que les choses ne deviennent pas trop tapageuses.
Vous devez :
- Organiser le discours du président ou autres personnes de la direction
- Avoir des micros pour les haut-parleurs
- Avoir des récompenses ou des prix
- Faire une répétition
10. Ajoutez ce petit quelque chose en plus
Imaginez votre fête du point de vue d’un invité.
Y a-t-il quelque chose de plus que vous pouvez faire pour rendre l’événement un peu plus spécial ?
Les choses simples que vous pouvez envisager d’ajouter à l’événement sont :
- Un vestiaire gratuit
- Des boissons spéciales à l’arrivée comme une fontaine à punch
- Améliorez autant que possible les installations sanitaires avec des fleurs fraîches, de belles serviettes en papier, etc.
- Si vous attendez un grand nombre d’invités, assurez-vous que quelqu’un est disponible pour gérer leur arrivée et leur départ. Vous pouvez organiser des heures d’arrivée échelonnées afin de ne pas avoir trop de gens qui font la queue ou qui attendent dans le froid.
11. Les autres éléments à considérer
La photographie
Oui, nous avons tous accès à Instagram, mais avoir un photographe professionnel lors de l’événement garantira qu’il y aura des photos de qualité pour documenter la journée.
La sécurité
Si vous avez besoin de sécurité lors de votre fête d’entreprise, réservez un personnel amical qui fera en sorte que vos invités se sentent les bienvenus.
Le transport
Décidez si vous devez organiser le transport vers et depuis votre événement. Si vous organisez des transporteurs, assurez-vous qu’ils sont réservés à des heures appropriées afin que vos collègues ne soient pas obligés de partir tôt. Bien que nous vivions à l’ère d’Uber, il est important de garder à l’esprit le voyage de retour de chacun. C’est une bonne idée de collecter les numéros de taxi locaux.
Créer un itinéraire
Votre itinéraire vous aidera à faire en sorte que les choses se passent bien le soir. Il doit inclure une planification complète de l’événement y compris les noms des personnes-ressources et des informations pour toutes les personnes impliquées. Prévoyez du temps pour les arrivées tardives et prévoyez suffisamment de temps pour que la nourriture soit servie.
12. Les invitations
Voici nos meilleurs conseils pour organiser vos invitations :
Lorsque vous choisissez une heure d’arrivée, assurez-vous de laisser à vos invités suffisamment de temps pour quitter le travail et se préparer pour la fête.
- Obtenez des invitations conçues pour s’adapter à votre thème
- Décidez si vos invitations seront envoyées par e-mail ou imprimées
- Demandez à votre comité ou à vos représentants de vous aider à livrer les invitations
- Assurez-vous que votre date de réponse vous laisse suffisamment de temps pour confirmer le menu avec les traiteurs/le lieu
- Si vous organisez une fête d’entreprise payante, assurez-vous d’avoir suffisamment de temps pour commercialiser et vendre des billets à vos collègues.
13. Plan des sièges
Maintenant que vous avez un nombre défini d’invités, c’est le bon moment pour organiser le plan de table si vous prenez un repas assis.
Cela peut être une tâche difficile à réaliser, mais cela en vaut la peine.
Vous pouvez soit choisir d’organiser les tables par équipes, soit mélanger vos collègues pour favoriser les échanges. Assurez-vous que le plan de table est facile à trouver sur place et imprimez des marque-places pour les tables.
Le jour de la fête corporative, n’oubliez pas de :
- Arriver tôt
- Rencontrer l’organisateur de l’événement et vérifier que tout est comme vous l’attendez
- Vérifier le lieu
- Présenter-vous à tous les fournisseurs/animateurs avant le début de la fête afin qu’ils sachent à qui s’adresser s’ils ont des questions ou des problèmes
Pourquoi choisir Amusement Drummond ?
Peu importe les produits de location de mobiliers que vous désirez pour votre évènement particulier, il n’en demeure pas moins, que l’essentiel est d’avoir le plus d’information possible pour prendre une décision libre et éclairée sans vous sentir pressé. Une estimation rapide des coûts de location est également un excellent départ.
