Qu’il s’agisse d’une conférence ou d’un séminaire d’entreprise, les événements en plein air sont un excellent moyen de profiter de la nature et de faire quelque chose d’un peu différent.
Mais alors qu’ils ont tendance à être un peu plus décontractés que leurs homologues d’intérieur, la planification et l’organisation d’un séminaire à l’extérieur est beaucoup plus difficile.
Pour vous aider à rendre votre décision, nous couvrons tous les éléments essentiels de la planification d’un séminaire d’entreprise en plein air et nous y apportons des conseils, des astuces et certains des meilleurs outils de planification nécessaires pour que tout se passe bien.
Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?
Un séminaire d’entreprise est une réunion au cours de laquelle les gens peuvent s’informer sur un sujet.
De nombreux propriétaires de petites entreprises se demandent souvent s’ils peuvent justifier d’y assister ou d’y envoyer du personnel et même d’en organiser un.
Si les employeurs ou les employés sont occupés, ils ont parfois l’impression qu’ils ne peuvent pas s’absenter du travail pour rester les bras croisés à écouter un conférencier dans un séminaire.
Par conséquent, il est important de se renseigner sur les objectifs d’un séminaire afin d’aider les gens de petite entreprise à décider s’il serait utile d’y assister ou d’en faire un.
Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?
Voici certainement les raisons principales pour organiser ou assister à un séminaire d’entreprise :
Pour stimuler la motivation
Lorsque vous assistez à un séminaire, attendez-vous à être motivé, énergique et prêt à retourner au travail en appliquant une nouvelle technique que vous venez d’apprendre.
Les conférenciers se rendent généralement compte que les participants s’attendent à être divertis et inspirés. Pour tirer le meilleur parti de cette nouvelle stimulation que vous avez obtenue, vous devez appliquer ce que vous avez appris peu de temps après votre retour au bureau sinon, vous auriez gaspillé cette fonction du séminaire.
L’objectif d’un séminaire est de donner une nouvelle vie à votre entreprise en vous apprenant à appliquer de nouvelles tactiques que vous ne connaissiez peut-être pas auparavant. Prenez des notes si vous avez aimé une idée qui vous motive, vous pouvez être plus susceptible de l’appliquer.
Pour l’importance éducative
Les gens d’affaires peuvent acquérir des connaissances précieuses lors de séminaires. Vous devez peut-être apprendre à créer un plan marketing efficace, un meilleur système de gestion du temps ou comment devenir un meilleur vendeur.
Certains des sujets éducatifs les plus populaires sont le service client et la résolution de problèmes.
Quel que soit le sujet, vous pouvez apprendre ce dont vous avez besoin pour aider votre entreprise en assistant à un bon séminaire. Certains séminaires enseignent des sujets axés sur la croissance personnelle, comme apprendre à s’affirmer, à mieux gérer le stress ou à choisir le bon type d’investissements.
Ces types de séminaires personnels peuvent également s’avérer utiles dans les affaires. Si vous dirigez une petite entreprise, vous pouvez également bénéficier d’un séminaire dans le cadre de votre programme de formation pour votre entreprise.
Pour augmenter les opportunités de réseautage
Assister à des séminaires est un excellent moyen pour les gens d’affaires de réseauter et ainsi développer une plus grande importance des relations humaines pour le succès en affaires.
Les séminaires, surtout si vous y arrivez tôt, vous laissent amplement le temps de réseauter avec les autres participants. Vous pouvez obtenir de nouvelles affaires ou rencontrer des personnes qui pourraient vous aider à l’avenir.
Si vous restez au bureau, en vous concentrant uniquement sur les tâches quotidiennes, vous manquez de rencontrer des contacts potentiellement précieux.
Cependant, ne vous attendez pas à ce que votre session de réseautage vous procure une récompense immédiate. La règle du réseautage est de créer de nouvelles connexions et vous ne devez rien demander à quelqu’un que vous venez de rencontrer.
Comment planifier un séminaire en plein air en 10 étapes simples ?
Si vous décidez d’organiser un séminaire d’entreprise, nous vous invitons à découvrir les étapes pour y arriver :
1. Trouvez un grand lieu d’événement en plein air
Le lieu est un élément important de tout événement en plein air.
Cela fait une grande différence pour la logistique et l’ambiance générale de l’événement.
Allez-vous dans un lieu qui organise normalement des événements à l’extérieur ? Si c’est le cas, tout devrait fonctionner sans problème. Si vous optez pour un environnement plus naturel avec moins d’infrastructures en place, vous aurez plus de travail devant vous pour tout mettre en ordre.
Profitez-en pour visiter le lieu et commencez à chercher ce dont l’espace pourrait avoir besoin. Notez les particularités que vous souhaitez mettre en valeur, comme un lac pour servir de toile de fond ou un arbre pour accrocher des lumières.
Notez également les bizarreries ou les défis liés au lieu. Il y a du vent ? Est-ce dans une zone basse qui devient très humide ? Y a-t-il beaucoup d’insectes ? Prenez note de tout ce que vous remarquez lors de votre visite afin de pouvoir élaborer un plan pour cela.
2. Engagez un traiteur
Discutez de la logistique de la restauration d’un séminaire en plein air avec votre fournisseur et assurez-vous qu’il a de l’expérience dans l’organisation d’événements en plein air.
Selon le lieu, ils peuvent avoir besoin d’apporter leur propre source de chaleur (comme des grils au propane), des tentes pour se protéger du soleil et de l’équipement pour garder les aliments chauds et en sécurité. Faites un plan pour l’équipement qui sera fourni par eux et ce dont les autres sont responsables.
S’il n’y aura pas d’accès au réfrigérateur, choisissez des aliments simples qui peuvent être sortis pendant toute la durée du séminaire. Il en va de même pour les poêles et autres sources de chaleur. Préparez des plats simples à l’avance ou optez pour des plats à température ambiante peut être la meilleure solution.
3. Obtenez les bons permis
Selon l’emplacement, les séminaires en plein air peuvent nécessiter des autorisations des autorités de la ville afin de fonctionner légalement.
Ceux-ci pourraient inclure des permis de zonage, des permis de nourriture et de boissons et des permis de rassemblement pour le nombre approprié de participants.
Recherchez les permis nécessaires pour votre localité et laissez suffisamment de temps pour les faire approuver avant le grand jour. Vous ne voulez pas avoir à dire aux participants de rentrer chez eux si votre événement est annulé !
4. Connaître les règles
Tout comme les permis, les autres règles régissant les événements en plein air sont très importantes.
Ce n’est peut-être pas la partie la plus amusante du processus, mais l’apprentissage des ordonnances sur le bruit, des codes d’incendie, de sécurité et des restrictions locales sur les événements en plein air déterminera ce que vous pouvez faire et quand vous pouvez le faire.
Si vous prévoyez quelque chose d’unique comme des feux d’artifice, avoir des animaux vivants, organiser un spectacle de lumière, un feu de joie ou apporter un équipement spécial, vous devez parler au service de police, au service des incendies local et au conseil municipal pour vous assurer que tout sera permis.
5. Assurez-vous que les participants sont à l’aise
Pour s’assurer que les participants ont la meilleure expérience, il y a quelques cases supplémentaires à vérifier lorsqu’il s’agit de séminaires en plein air.
Pour commencer, préparez-vous à la fois pour les températures diurnes et nocturnes en ayant des radiateurs et des ventilateurs prêts. Déterminez également si vous avez besoin d’accéder à un espace intérieur pour que les invités puissent se rafraîchir ou se réchauffer à des températures extrêmes ou en cas de mauvais temps.
Il n’y a pas non plus de contournement du problème de la salle de bain. Calculez le nombre de salles de bain dont vous avez besoin pour vos participants (et ajoutez-en un peu plus pour être en sécurité).
Si vous utilisez des toilettes portables, établissez un plan pour savoir où les placer. Vous voulez qu’ils soient facilement accessibles mais pas au milieu de tout. Si vous avez accès à des toilettes intérieures, assurez-vous d’avoir une signalisation claire indiquant aux participants où aller.
Il est important de louer un chapiteau pour vous protéger de la température, car vous ne savez pas quel tems il va faire lors de votre séminaire d’entreprise.
De plus, le confort de vos participants débute par la location de chaises et de tables ainsi que des machines à café.
6. Trouvez le bon équipement
De nombreux séminaires en plein air nécessitent une tonne d’équipement pour fonctionner correctement.
Comme mentionné ci-dessus, vos traiteurs peuvent avoir besoin d’équipements spéciaux pour chauffer, refroidir, conserver et servir les aliments. Vous aurez besoin d’endroits où les invités peuvent s’asseoir, ainsi que de tout pour qu’ils puissent prendre un repas.
Si votre séminaire comprend des présentations ou des conférenciers, vous aurez besoin d’équipement audiovisuel. Mais avec les défis supplémentaires d’un environnement extérieur, vous aurez peut-être également besoin d’électricité, d’éclairage, etc.
Bien que cela puisse sembler accablant, ne vous inquiétez pas. Vous n’êtes pas seul dans ce processus. Si vous choisissez d’excellents fournisseurs qui ont de l’expérience dans les séminaires en plein air, ils peuvent vous guider et vous expliquer de quel équipement vous avez besoin pour leur pièce du puzzle.
Tenez une liste centralisée afin de pouvoir identifier tout chevauchement ou lacunes dans l’équipement et vous donner les meilleures chances de succès.
7. Obtenez les bons outils et la bonne technologie
L’une des étapes les plus importantes pour apprendre à planifier un séminaire en plein air est de vous familiariser avec les outils et la technologie qui aideront à faire en sorte que les choses se passent bien.
Qu’il s’agisse d’une visite virtuelle de l’espace pour enthousiasmer les participants pour l’événement, d’un outil de réponse pour organiser la liste des participants ou de solutions de diagramme d’événement pour cartographier le tout avant qu’il n’ait lieu, chaque séminaire a besoin d’outils pour maximiser le succès.
Bien sûr, chaque séminaire est un évènement différent, alors ne vous attendez pas à une solution unique. Faites vos recherches pour trouver les meilleurs outils de gestion d’événements sur le marché est un excellent point de départ et pesez le pour et le contre de toutes les options qui, selon vous, pourraient vous aider.
8. Pensez à l’accessibilité
Comme toujours, tenez compte des participants handicapés lorsque vous élaborez votre plan.
Vous aurez besoin de rampes et de points d’accès pour les personnes à mobilité réduite, ainsi que d’un éclairage et d’une signalisation clairs pour les personnes malvoyantes.
Parcourez le site en pensant à l’accessibilité. Notez tous les domaines qui peuvent poser des difficultés et déterminez comment vous aiderez les personnes handicapées à les parcourir.
9. Organisez l’installation et le nettoyage
À peu près n’importe quel lieu extérieur que vous sélectionnez exigera que vous laissiez l’espace dans le même état que celui dans lequel vous l’avez trouvé.
Cela signifie que vous devrez planifier l’installation et le processus de nettoyage en avance. Pour certains sites, vous devez peut-être même retirer tous les déchets, alors assurez-vous de demander à l’avance ce qui est nécessaire.
10. Ayez un plan B
Les événements extérieurs sont très amusants, mais il y a quelques autres choses qui peuvent mal tourner par rapport aux événements intérieurs.
Le plus gros d’entre eux est la météo. Faites un plan pour ce que vous ferez s’il pleut, s’il neige, s’il fait très chaud ou froid, afin de savoir comment les choses vont changer et quelle planification spéciale doit être faite.
Vous pouvez peut-être convenir avec vos fournisseurs d’équipements qui ne seront utilisés qu’en cas d’intempéries, tels que des parapluies, des tentes ou des housses de meubles.
Vous devez également prendre le temps de réfléchir à tout autre problème qui pourrait survenir le jour J afin que vous puissiez également proposer un plan B. Une fois que vous avez une bonne idée de tout ce qui pourrait mal se passer, vous serez dans une bien meilleure position pour que tout se passe bien et pour que votre séminaire se déroule parfaitement !
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Peu importe les produits de location de mobiliers que vous désirez pour votre évènement particulier, il n’en demeure pas moins, que l’essentiel est d’avoir le plus d’information possible pour prendre une décision libre et éclairée sans vous sentir pressé. Une estimation rapide des coûts de location est également un excellent départ.
