Une fête ne prend vie que lorsqu’elle est accompagnée de bonne musique. Les fêtes musicales à l’extérieur sont parmi les événements populaires les plus excitants auxquels participer.
Il est facile de supposer que tout est « rock and roll » et se déroule de manière parfaite, mais savoir comment planifier et organiser un événement musical est la clé. Beaucoup d’organisation et de planification sont en fait ce qui motive la créativité et le plaisir.
Organiser des fêtes musicales ou des concerts maison dans votre cour arrière ou sur un grand terrain de votre maison nécessite une planification adéquate.
Un concert ou un groupe life privé juste pour vos invités est un geste spécial que vous pouvez prolonger, en l’honneur de la célébration. Les fans et les artistes apprécient l’expérience, car elle est plus personnalisée et les gens se connectent à la musique à un niveau plus profond.
Nous avons rassemblé quelques étapes clés pour vous aider à organiser un événement musical dehors et nous avons également inclus des conseils ainsi que des ressources spécifiques que vous pouvez utiliser.
Ces étapes ne sont pas particulièrement extravagantes, mais elles vous feront gagner du temps et accélérer le processus.
1. Définissez votre budget
Il y a une raison pour laquelle le budget est la première étape de cette liste.
L’argent que vous devez dépenser dicte la plupart des décisions que vous allez prendre. Si vous ne définissez pas votre budget d’avance, vous allez dépenser trop et pouvez le regretter.
Vous n’avez pas à dépenser une fortune. De nombreuses fêtes musicales ou concerts légendaires ont été organisés dans l’arrière-salle des bars avec des groupes dont la plupart des spectateurs n’ont jamais entendu parler.
L’important est de déterminer combien d’argent vous pouvez vous permettre de dépenser. De cette façon, vous ne serez pas déçu. Un événement réussi finit même par générer des bénéfices ou au moins atteindre le seuil de payer toutes vos dépenses.
Le budget pour chaque fête musicale ou concert varie légèrement. Pensez au nombre de personnes que vous voulez attirer à votre événement. Quel est le prix réaliste des billets ? Votre budget ne doit jamais dépasser ce que vous prévoyez faire sinon vous finirez par perdre de l’argent.
2. Trouvez le bon endroit
Le lieu est une grande partie de la fête musicale ou du du concert. Cela ajoute à l’ambiance. Certaines personnes visitent religieusement les mêmes lieux de l’événement et sont autant fans de l’espace que du groupe.
Comme la fête se déroulera à l’extérieur, assurez-vous que le lieu est adapté pour la musique et que vous avez prévu comment faire face aux caprices de la température ainsi qu’au confort de vos invités.
La location d’un chapiteau pourrait être une excellente idée en cas de pluie et pour protéger les gens du soleil. De même, en louant des chaises portatives, vous permettez à vos invités d’être confortables pendant la présentation.
Si votre fête musicale à l’extérieur offre aux gens de danser, pourquoi ne pas installer un plancher de danse pour les accommoder ?
Bien sûr, le lieu choisi doit avoir toutes les installations nécessaires ainsi que d’avoir un atmosphère festif, vous n’avez peut-être pas besoin d’une ambiance monotone d’une conférence.
3. Signez les groupes musicaux ou les artistes
Cette étape est interchangeable avec la recherche d’un lieu.
Vous planifiez probablement une fête musicale parce que vous avez déjà des groupes et des artistes en tête. Sinon, préparez-vous à la tâche difficile, mais gratifiante de trouver et de réserver vos musiciens.
La musique doit être apaisante et accessible pour en profiter. A quoi bon avoir un groupe ou un artiste si votre choix de musique n’est pas le bon ? L’esprit de fête dans l’arrière-cour s’alourdira si le mauvais type est choisi. Alors, choisissez un musicien que vous aimez et faites confiance à votre instinct. Laissez-les inspirer vos amis et votre famille comme ils vous ont inspiré.
L’ampleur de votre événement musical est une considération importante ici. Les groupes qui débutent seront probablement heureux de jouer à l’extérieur. Les petits concerts en début de carrière sont une nécessité pour les musiciens.
Ne dépensez pas une fortune pour réserver des artistes qui coûtent cher si votre fête musicale est privée et se donne à votre domicile.
Si vous n’avez aucun groupe ni artiste en tête, alors vérifiez les salles et les lieux de répétition locaux pour trouver les noms et le genre de groupes ou d’artistes. Vous pouvez aussi vous renseigner auprès de vos amis, en particulier ceux qui se considèrent comme des passionnés de musique.
4. Planifiez l’équipement et la technologie
Il y a toutes les chances que vous n’ayez pas à faire affaire avec du matériel et des ingénieurs du son lors de l’organisation d’une fête musicale à l’extérieur, mais il est préférable de toujours vérifier.
Alors que de nombreux sites ont déjà leur propre système de sonorisation et le personnel pour le faire fonctionner, il en est autrement à l’extérieur ou dans votre cour arrière. Voyez si vous avez besoin de louer ou d’acheter quelque chose de plus.
Vous devez toujours demander aux groupes ou aux artistes une liste de tout équipement spécifique dont ils ont besoin et qu’ils n’ont pas l’intention d’apporter eux-mêmes. Déterminez qui met en place l’équipement et qui dirige la table de mixage. La communication est la clé ici.
Chaque groupe ou artiste a besoin d’une scène lors d’une fête musicale. L’apparence de la scène donne le ton du lieu, alors passez du temps à rédiger des idées de scène qui profiteront à la fois aux artistes et aux participants. Que vous optiez pour un sol de projection, des structures en mouvement ou des arrière-plans créatifs, la scène doit soutenir le spectacle sans nuire à l’expérience du public.
Les lieux intérieurs ont l’avantage d’un accès immédiat à l’électricité, mais vous devrez l’alimenter d’une autre manière dans un espace extérieur.
Une fois que vous savez avec quel type de budget vous travaillez, trouvez une société de location de générateurs fiable qui peut fournir autant de générateurs que nécessaire pour la puissance requise par votre système audio.
Gardez à l’esprit les différences entre les types de générateurs, comme les modèles portables et tractés. En plus de l’équipement de sonorisation, ils alimenteront l’éclairage pour que le spectacle se prolonge tard le soir.
5. Offrez des nécessités à vos invités
Les personnes qui assistent à votre fête musicale à l’extérieur auront besoin de quelques commodités pour passer un bon moment. Vous pouvez louer un steamer à hot-dog et même une machine à pop-corn afin de satisfaire leurs besoins de manger.
Installez aussi des poubelles pour garder l’endroit propre.
Il peut être utile et dans votre intérêt d’avoir un préposé au stationnement pour aider les gens à se stationner. Ces efforts supplémentaires garderont tout le monde heureux tout au long de votre événement et vous laisseront une excellente réputation pour cette fête divertissante.
6. Pensez à la logistique pour votre fête musicale
La logistique est un sujet assez vaste. Si vous êtes du genre créatif, seul le mot lui-même fera probablement frissonner.
Certaines choses doivent toujours être discutées et considérées bien avant la fête musicale. La liste suivante montre certains des aspects logistiques auxquels vous devez penser afin de vous assurer que tout se passe bien. Assurez-vous :
- De réserver le lieu à une date adaptée à la fête y compris les artistes
- Si la fête se déroule chez vous, informez vos voisins ou invitez-les
- Créez un calendrier pour le jour du concert y compris quand les artistes et tout le personnel doivent arriver
- Respectez le protocole d’hygiène et de sécurité
- Vérifiez s’il y a des problèmes de couvre-feu ou de licence
- Fixez un temps ferme de l’heure que vous devez terminer
- Les artistes ou groupes peuvent être tentés de déborder, alors prévenez-les que ce n’est pas possible et dites-leur que le système de sonorisation pourrait être coupé
Puisqu’il s’agit d’un concert maison, le nombre d’invités est limité à un certain nombre. Vous voudriez que tout le monde soit arrivée avant que la musique ne commence. Par conséquent, dites à tout le monde que la musique commencera plus tôt que l’heure actuelle.
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