Que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise, vice-président d’une grande entreprise ou gestionnaire de niveau intermédiaire dédié à gravir les échelons de l’entreprise, organiser un repas d’affaires est un moyen idéal de rassembler vos collègues et vos clients.
Les repas d’entreprise nécessitent une approche différente de celle des autres types d’événements conviviaux. Souvent, un repas d’entreprise est organisé pour célébrer une réalisation ou pour offrir un lieu de rencontre aux invités après une grande réunion ou un séminaire de formation.
La planification d’un repas d’entreprise n’est pas une promenade dans le parc, en particulier avec la Covid et les directives de distanciation sociale. Ainsi, l’endroit le plus sûr pour planifier un repas ou un événement d’entreprise en 2021 et même pour les années à venir est à l’extérieur et la planification en plein air comporte son propre ensemble de défis.
Organiser un événement d’entreprise inoubliable à l’extérieur commence par une tonne de planification et d’organisation. L’élaboration d’un plan bien conçu dès le début garantit que vous n’oubliez pas une étape importante en cours de route, comme payer l’entreprise de restauration ou réserver la location d’un chapiteau.
Voici donc un guide pour chaque étape du processus afin de vous assurer que vous pouvez organiser un repas d’affaire en plein air sûr et impressionnant.
1. Déterminez la liste des invités de votre repas d’affaire
L’un des meilleurs aspects de l’organisation d’un repas ou d’un événement d’entreprise en plein air est qu’il n’y a pas de code de prévention des incendies ni d’occupation maximale dans la plupart des cas, ce qui signifie que vous pouvez inviter toute l’entreprise si vous le décidez.
Si vous planifiez un événement à l’échelle de l’entreprise, assurez-vous d’inviter tout le monde. Si vous n’avez pas le budget pour un événement de cette envergure, divisez l’entreprise en équipes et organisez quelques rassemblements plus petits et plus abordables.
2. Établissez un budget pour votre repas ou événement d’entreprise
Après avoir déterminé le nombre d’invités que vous prévoyez avoir à votre repas d’affaire, il est temps de déterminer le budget global de votre événement. Vous n’avez pas besoin de consacrer chaque dollar restant de votre budget à une fête, mais assurez-vous d’avoir suffisamment d’argent pour organiser un événement mémorable.
Voici un aperçu de quelques dépenses à considérer :
- Location de l’espace extérieur : Probablement que ce tarif est en fonction d’une journée ou par heure.
- Nourriture et boissons : Le montant nécessaire pour couvrir les repas, les apéritifs, les boissons et les boissons alcoolisées pour tous les invités.
- Personnel de l’événement : Ceci peut inclure des serveurs, des barmans, des traiteurs, des nettoyeurs, des photographes, des chauffeurs, des pourboires, etc.
- Le transport : Organisez le transport jusqu’à l’événement si le trajet est long. Offrez des crédits Uber si de l’alcool est servi.
- L’animation : Tout musicien, interprète ou maître de cérémonie que vous souhaitez réserver pour l’animation.
- La location de matériel : Avez-vous besoin de chaises, tables, tentes, chapiteaux, jeux, éclairage, sonorisation, etc.
- Les cadeaux pour le personnel : Terminez votre repas d’affaire en retournant vos invités chez eux avec un coffret cadeau contenant des produits personnalisés avec votre logo.
3. Sélectionnez un lieu d’événement en plein air
Les lieux de repas d’affaire ou d’événements d’entreprise en plein air peuvent être à peu près n’importe où, mais vous devez vous assurer qu’ils peuvent accueillir vos projets et votre groupe.
Le moyen le moins cher de le faire est simplement d’organiser ce repas à l’extérieur de votre entreprise dans une zone avec de l’herbe ou dans le stationnement. Bien sûr, cela ne va pas susciter autant d’enthousiasme.
Vous devez également envisager des événements actifs comme le golf, le ski, la randonnée ou le patinage. Pas envie de louer du matériel et d’organiser la restauration ? Découvrez les options de location d’espace événementiel dans un vignoble, un verger ou un restaurant en plein air.
Voici quelques idées de lieux :
- À l’extérieur de votre immeuble ou dans votre stationnement
- Dans un parc
- Un terrain de golf
- Un centre récréatif en plein air
- Un domaine de ski
- Un verger de pommiers
- Un vignoble
- Un restaurant avec de l’espace à l’extérieur
- Une arrière-cour d’une grande maison
- Un ranch
- Un bateau en plein air
4. Planification du repas et des boissons pour votre événement en plein air
En général, les événements extérieurs nécessitent plus de planification à l’avance que les événements intérieurs, car vous n’avez pas accès à une cuisine.
Si vous ne souhaitez pas planifier les menus de votre événement en plein air, vous pouvez toujours engager une entreprise de restauration ou organiser votre événement dans un établissement en plein air avec une cuisine sur place, comme un terrain de golf ou un vignoble.
Cependant, si vous n’avez pas peur de vous salir les mains, la préparation des aliments en interne est amusante et permet d’économiser de l’argent.
La location de barbecues ou la location d’une machine à méchoui sont deux excellents moyens de préparer les aliments pour un repas d’affaire. Assurez-vous simplement de demander à l’avance à vos participants toute allergie alimentaire et gardez les ingrédients de tous vos plats à portée de main.
Voici quelques options de repas d’affaire :
- Restauration : Embauchez des traiteurs pour fournir de la nourriture et des boissons
- Commandez d’un restaurant : Des commandes à emporter ou des livraisons à l’événement
- Fourni par lieu : Choisissez un lieu avec un service de restauration disponible
- Style pique-nique : Apportez des plats préparés pour le plaisir de tous
- Cuisinez à l’extérieur : Préparez vous-même la nourriture sur place lors de l’événement
- Partage de nourriture : Demandez à chacun d’apporter quelque chose de savoureux à partager
5. Envoyez des invitations
Saisissez votre liste d’invités et commencez à inviter des personnes à votre repas d’entreprise. Sur votre invitation, fournissez toutes les informations importantes sur l’événement et donnez à vos invités la possibilité de confirmer leur présence et de noter toute allergie alimentaire.
Les invitations numériques sont un moyen beaucoup plus facile ici, à moins que vous préférez la méthode postale.
6. Informez les clients des mesures de sécurité COVID-19
Que vous choisissiez d’organiser votre repas d’affaire à l’extérieur en raison de la réglementation COVID ou simplement parce que vous souhaitez profiter du beau temps, vous devez indiquer clairement que vous prenez des précautions supplémentaires pour assurer la sécurité de tous.
Utilisez un thermomètre infrarouge sur chaque invité lorsqu’ils entrent dans l’événement pour vous assurer que personne n’a de fièvre. De plus, placez des stations de désinfectant pour les mains dans tout le lieu et sur chaque table. Enfin, donnez à chacun un masque facial personnalisé lors de son entrée afin que tout le monde en ait un. Vous ne pouvez jamais être trop en sécurité !
7. Location d’équipement et commande de fournitures
Organiser un repas d’affaire en plein air est sûr et amusant, mais il y a plus de choses à considérer qu’un événement à l’intérieur.
De toute évidence, vous devez faire face à la météo. Vous devez planifier votre événement bien avant que les prévisions ne soient disponibles, vous devez donc être prêt à tout.
Cela signifie que la location d’un grand chapiteau est indispensable. Vous devez également louer des tables et des chaises, des jeux portatifs et tout ce dont vous avez besoin pour servir de la nourriture et des boissons.
Voici une liste de certaines choses à prévoir :
- Liste de contrôle des fournitures de fête en plein air
- Tables et chaises
- Tente ou chapiteau
- Assiettes en papier
- Serviettes
- Couteaux, fourchettes et cuillères
- Nourriture et boissons
- Beaucoup d’eau
- Jeux portatifs
8. Idées de fête d’entreprise en plein air
Maintenant que vous savez organiser un repas d’affaire en plein air, vous pouvez choisir le type de thème que vous souhaitez présenter !
Consultez certaines des idées de thèmes en plein air que les gens aiment :
Thèmes en été
- Sortie de golf
- Barbecue
- Pique-nique
- Croisière en bateau
- Assister à un match de baseball
- Yoga en plein air
Thèmes en automne
- Événement de bénévolat
- Voyage au verger de pommiers
- Partie de football amicale
- Fête de l’Oktoberfest
- Fête de l’Action de Grâce
- Fête d’Halloween
Thèmes en hiver
- Bataille de balles de neige
- Fête de Noël en plein air
- Patinage sur glace
- Sortie de ski
- Visite du château de glace ou des lumières de Noël
Thèmes au printemps
- Barbecue d’entreprise
- Course de 5 km
- Fête de la Saint-Patrick
- Pique-nique
- Film au ciné-parc
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Peu importe les produits de location de mobiliers que vous désirez pour votre évènement particulier, il n’en demeure pas moins, que l’essentiel est d’avoir le plus d’information possible pour prendre une décision libre et éclairée sans vous sentir pressé. Une estimation rapide des coûts de location est également un excellent départ.
